Յուրաքանչյուր միջոցառում նախագիծ է, որի արդյունավետ պլանավորման, կազմակերպման ու իրականացման գործիքակազմը՝ կախված միջոցառման կազմակերպչի ունեցած փորձից, հմտություններից և այլ անձնային ու մասնագիտական առանձնահատկություններից կարող է շատ տարբեր լինել: Միջոցառման կազմակերպչի մասնագիտությունն ինչ-որ առումով նման է արվեստի ոլորտի մասնագիտություններին, որտեղ յուրաքանչյուր մասնագետ ունի իր ուրույն գործելաոճն ու արդյունավետ լինելու բանաձևերը:
Հաճախ կենտրոնանալով արդյունավետության և որակի վրա միջոցառումների կազմակերպիչներն անընդհատ փորձում են գտնել՝ «ի՞նչ անել» հարցի պատասխանը՝ մոռանալով՝ «ի՞նչ չանել»-ու մասին:
Այս հոդվածում առանձնացրել եմ միջոցառումների կազմակերպման ոլորտում իմ ունեցած փորձի արդյունքում դուրս բերած 11 ՉԻ ԿԱՐԵԼԻ, որոնք անմիջականորեն ազդում են միջոցառման կազմակերպչի արդյունավետության և միջոցառման որակի վրա:
1. Միաժամանակ մի քանի բանով զբաղվել
Այսպես կոչված Multitasking. թվում է, թե սա պետք է լինի միջոցառման կազմակերպչի ամենակարևոր հմտություններից մեկը, սակայն արի ու տես, որ շատ հաճախ այն միայն խանգարում ու սպանում է մեր արդյունավետությունը։
Ստենֆորդի համալսարանի հետազոտությունն ապացուցել է, որ միաժամանակ մեկ աշխատանք կատարելն ավելի արդյունավետ է, քան մալթիթասքինգը։ Խնդիրը ֆիզիոլոգիական է։ Մարդու ուղեղը չի կարող միաժամանակ մի քանի աշխատանք կատարել այնպես, որ ոչ մեկում որակը չտուժի։ Մեզ կարող է թվալ թե մենք «նապոլեունություն» ենք անում և անգերազանցելի մալթիթասկեր ենք, բայց իրականում` այն ինչ մենք անում ենք, դա ընդամենը մեկ աշխատանքից մյուսին անցնել է, ինչպես օրինակ մեյլ գրել, հետո ինչ-որ զանգ անել, ապա նորից վերադառնալ մեյլին և այդպես շարունակ։ Արդյունքում դրանից մեր արդյունավետությունը չի բարձրանում, մենք ամեն անգամ ժամանակ ենք կորցնում մեկ աշխատանքից մյուսին կենտրոնանալու և դրա արդյունքում կատարած անուշադրության սխալներն ու բացթողումները ուղղելու վրա։ Ի դեպ Ստենֆորդի համալսարանի հետազոտությունը պարզել է նաև, որ այն մարդիկ ովքեր մի քանի գործ են անում միաժամանակ ավելի քիչ են հմուտ դրանում, քան նրանք, ովքեր նախընտրում են միաժամանակ մեկ աշխատանք կատարել:
Այսպես, միաժամանակ մի քանի աշխատանք անելու փոխարեն, կարելի է աշխատանքը բաժանել մանր մասերի, ճիշտ առաջնահերթություններ տալ դրանց ու միաժամանակ զբաղվել մեկ աշխատանքով՝ լինելով ավելի արդյունավետ։
2. Պատասխանել մեյլերին դրանք ստանալու պահին
Շարունակելով multitasking-ի թեման. ստացած մեյլերին այդ պահին կարդալու և դրանց արձագանքելու սովորությունը կարող է «ուտել» միջոցառման կազմակերպչի ամբողջ ժամանակը և շեղել հիմնական ու ավելի կարևոր գործից:
Միջոցառումների կազմակերպիչը միաժամանակ նամակագրության և հեռախոսազանգերով կապի մեջ է տասնյակ մարդկանց հետ՝ պատվիրատու, թիմի անդամներ, գործընկերներ, մատակարարներ: Հաճախ այն նամակներն ու զանգերը, որը նա օրվա ընթացքում ստանում է այդքան էլ շտապ չեն լինում, բայց միևնույն ժամանակ անընդհատ խանգարում են կենտրոնանալ առանցքային գործերի վրա: Լավագույն լուծումը դա օրվա ընթացքում որոշակի ժամանակահատված տրամադրելն է մեյլերը ստուգելու և դրանց արձագանքելու համար: Դա կարող է լինել օրական 1-3 անգամ՝ կախված նամակագրությունների ինտենսիվությունից և կարևորության աստիճանից: Նույնը վերաբերում է նաև գործնական չատերին ու զանգերին: Ցանկալի է երկար գործնական զանգերի և նամակագրությունների համար հստակ ժամանակահատված հատկացնել, այլ ոչ թե դա անել «ձեռքի հետ»:
3. Երկար ու հաճախակի ժողովներ անել
Երկար ու բազմամամարդ ժողովները, կամ ինչպես սիրում եմ ես դրանք անվանել՝ «պոպկորնային ժողովները» ժամանակի և էներգիայի ամենամեծ խժռիչներն են: Միջոցառումների կազմակերպչի աշխատանքում հաճախակի ժողովներն ու քննարկումներն անխուսափելի են, բայց հնարավորինս կրճատելով դրանց քանակը և կիրառելով ժողովի անցկացման հստակ մեխանիզմներ կարելի է խուսափել ժամանակի անիմաստ վատնումից:
Ըստ հանրահայտ Ֆորբսի ամենարդյունավետ մարդիկ հնարավորինս խուսափում են ժողովներ անցկացնելուց և առավելևս դրանց մասնակցելուց: Նրանք գիտեն, որ ժողովները կարող են ժամեր տևել, իսկ դրանից խուսափելու համար կա մի քանի կանոն: Ժողովը պետք է ունենա հստակ նպատակ, քննարկվող թեմաների ցանկ, նախատեսված ժամանակահատված, և դա վերաբերվում է բոլոր տեսակի ժողովներին: Անգամ, եթե ժողովը brain storming ձևաչափով է, ապա այդ դեպքում ևս՝ այն պետք է ունենա ժամային սահմանափակում: Ավելի արդյունավետ և կարճ ժողովներ ունենալու համար ցանկալի է նոթբուքերը լինեն փակ, հեռախոսները հեռու և ոչ ոք կողմնակի այլ գործով չզբաղվի ժողովի ընթացքում: Այս առումով նաև շատ կարևոր է, որ ժողովին ներկա լինեն թիմի համապատասխան անդամներ: Եթե ժողովի ընթացքում երկար քննարկվում է մի հարց, որը ժողովի գոնե մեկ մասնակցի աշխատանքին որևէ կերպ չի առնչվում և նա կարիք չունի դրա մասին տեղյակ լինելու, ապա ժողովի մասնակիցների ցանկը սխալ է կազմված:
4. Ամեն ինչ փորձել անել ինքնուրույն
Միջոցառման կազմակերպչի արդյունավետությանը խանգարող մեկ այլ սովորություն է՝ փորձել ամեն բան անել ինքնուրույն: Միջոցառումների կազմակերպումը թիմային աշխատանք է, և ոչ մի հաջողված միջոցառում մեկ մարդու աշխատանքի արդյունք չէ: Եթե միջոցառման կազմակերպիչը չի վստահում իր թիմի անդամներն, կամ փորձում է ամեն բան իր վերահսկողության տակ պահել, ապա շատ հավանական է, որ կարճ ժամանակ անց նա ամողջովին ուժասպառ կլինի և գուցե անգամ չհասցնի ավարտին կամ ձախողի միջոցառումը, որը կազմակերպում էր: Երբ միջոցառման կազմակերպիչը սկսում է զբաղվել նեղ ուղղվածությամբ աշխատանքներով, նա կորցնում է իր վերահսկողությունը ընդհանուր գործընթացների նկատմամբ: Ուստի միջոցառումների կամակերպման ոլորտում շատ կարևոր է վստահելի թիմակիցներ ունենալ, որոնցից յուրաքանչյուրը պատասխանատվություն կվերցնի աշխատանքի որոշակի հատվածի համար:
5. Թուլանալ միջոցառման ավարտից հետո
Սկսնակ միջոցառումների կազմակերպիչներին միշտ թվում է, որ ամեն բան ավարտվում է միջոցառման օրը, սակայն դա նրանց ամենամեծ մոլորություններից մեկն է: Երկար ամիսների քրտնաջան աշխատանքից հետո նրանք արժանի են մի լավ հանգստի, բայց այդ հանգիստը սկսվում է, ոչ թե միջոցառման հաջորդ օրը, այլ հետմիջոցառման (post event) աշխատանքների ավարտից հետո՝ երբ միջոցառման բոլոր մասնակիցներն ու գործընկերները ստացել են իրենց շնորհակալությունները, մատակարարների հետ բոլոր աշխատանքներն ավարտված են, միջոցառման որակական և քանակական արդյունքներն ու հաշվետվությունները կազմված են, ամփոփումը կատարված է:
6. Հույսը դնել մատակարարների վրա
Միջոցառման մատակարարներն իհարկե ամենակարևոր գործընկերներից են, և նրանց հետ երկարաժամկետ կայուն հարաբերությունների կառուցումը զգալիորեն հեշտացնում է միջոցառման կազմակերպչի աշխատանքը, սակայն այնուամենայնիվ նա ոչ մի հարցում՝ կլինի դա տեխնիկական կամ ձայնային սպասարկում, տեսալուսանկարահանում, քեյթերինգ կամ այլ ծառայություն՝ չպետք է հույսը դնի մատակարարի «իր աշխատանքը լավ իմանալու» վրա: Միջոցառման կազմակերպիչը կարող է ամիսներ ու շաբաթներ ծախսել մատակարարների հետ բանակցությունների և նրանց հետ ընդհանուր որոշումներ կայացնելու վրա, բայց եթե այդ ամենը չի ամրագրվում և իր մանրամասն արտահայտումը չի գտնում որևէ փաստաթղթում, ապա վերջում կարող է պարզվել, որ նրանք իրար «սխալ են հասկացել»: Դրա համար շատ կարևոր է մատակարարների համար տեխնիկական առաջադրանքներ կազմելը, բոլոր հարցերը գրավոր համաձայնեցնելը և նախապես ամեն բան սեփական աչքերով տեսնելն ու փորձարկելը:
7. Ներգրավել ավելի շատ մարդ, քան թույլ կտա տեղավորել տարածքը
Միջոցառման տարածքի անհամապատասխան հաշվարկումը նույնպես սկսնակ միջոցառումների կազմակերպիչների տարածված սխալներից է: Հաճախ անգամ շատ փորձառու միջոցառումների կազմակերպիչներին թվում է, թե 100 մարդու համար նախատեսված տարածքում փորձել մի կերպ 150 մարդ տեղավորելը խոսում է միջոցառման հաջողության մասին: Իսկ իրականում լինում է այն, որ նա ունենում է 50 դժգոհ մասնակից, ովքեր ամենայն հավանականությամբ ստիպված են լինում դժգոհ հեռանալ: Ազատ մուտքով միջոցառումների դեպքում, երբ դժվար է հստակ կանխատեսել սպասվող մասնակիցների քանակը՝ ավելի լավ է շատ ազատ տարածք թողնել նախատեսվածից քիչ այցելու ունենալու դեպքում, քան ստիպված լինել մերժել տասնյակ մասնակիցների մուտքը կամ անհարմարություն պատճառել նրանց:
8. Կազմել «համեստ» բյուջե
Միջոցառումների կազմակերպման ոլորտում ամենահաճախ հանդիպող խնդիրներից մեկը դա սահմանված բյուջեն գերազանցելն է: Այս խնդիրը հիմնականում գալիս է սխալ բյուջե կազմելուց, երբ միջոցառման կազմակերպիչը փորձելով գոհացնել պատվիրատուին կամ ղեկավարությանը կազմում է «համեստ» բյուջե՝ ամեն բան հաշվարկելով ամենացածր արժեքով և չհատկացնելով գումար անկանխատեսելի ծախսերի համար:
9. Աշխատել առանց չեք լիստի
Չեք լիստերը յուրաքանչյուր միջոցառման կազմակերպչի փրկողակներն են: Անգամ ամենահմուտ միջոցառումների կազմակերպիչն, ով անգիր գիտի միջոցառման պատրաստման բոլոր գործընթացները, փուլերն ու անհրաժեշտ քայլերը, կարող է մոռանալ որոշ կարևոր դետալների մասին, որոնք կարող են լուրջ ազդեցություն ունենալ միջոցառման որակի վրա: Դրանից խուսափելու համար շատ կարևոր է ունենալ միջոցառման կազմակերպման տարբեր փուլերի համար չեք լիստեր և մի քանի անգամ անցնել չեք լիստով այդ փուլի դիմաց վերջնական «DONE»-ը դնելուց առաջ: Կաևոր է նաև անընդհատ թարմացնել այդ չեք լիստերը, ամեն միջոցառումից հետո դուրս բերել արված բացթողումներն ու ավելացնել չեք լիստերում՝ հետագա միջոցառումների համար:
10. Վստահել տեխնիկային
Տեխնիկան խափանումները միջոցառումների կազմակերպիչների սարսափն են: Ամիսներով կատարած որակյալ աշխատանքը կարող է ջուրն ընկնել տեխնիկական խափանման կամ խնդրի պատճառով: Տեխնիկական խնդիրներից 100%-ով խուսափելն իհարկե անհնար է, բայց կարելի է նվազեցնել այդ ռիսկը «չվստահելով տեխնիկային» և ամեն միջոցառումից առաջ այն մի քանի անգամ փորձարկելով: Նույնիսկ այն տեխնիկան, որն անխափան աշխատել է 10 միջոցառման ժամանակ, կարող է անակնկալի բերել 11-րդին: Ուստի անգամ ամենաստուգված տեխնիկան հարկավոր է ստուգել ևս մեկ անգամ:
Եվ ամենավարջում, ՉԻ ԿԱՐԵԼԻ N11
Անտեսել Մերֆիի կանոնը
Հայտնի Մերֆիի կանոնն ասում է. «Եթե հավանականություն կա, որ մի բան սխալ կգնա, ապա դա հենց այդպես էլ կլինի»: Սա իր մտքում պետք է ունենա յուրաքանչյուր միջոցառման կազմակերպիչ, որպեսզի ամեն ռիսկային իրավիճակի համար ունենա պատրաստած երկրորդ պլան, կամ այն արագ ու արդյունավետ լուծելու մեխանիզմներ:
Սկզբնաղբյուր՝ Linkedin: Anna Manfredi
